5 maneiras que as pequenas empresas podem cortar custos sem reduzir as operações

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5 maneiras que as pequenas empresas podem cortar custos sem reduzir as operações

O capital é um dos maiores problemas para as pequenas empresas, especialmente os empresários individuais, devido às fontes de investimento limitadas. Como proprietário de uma pequena empresa, você deve cortar custos estrategicamente para evitar ficar sem capital sem paralisar as operações comerciais.

Você pode pensar que o capital inicial é suficiente, mas despesas inesperadas podem facilmente esgotar o capital. Não leve isso de ânimo leve; capital insuficiente é uma das razões mais comuns para o fracasso empresarial, o que é responsável por 38% das empresas falidas.

Além disso, cortar custos de forma otimizada não só evita o esgotamento do capital, mas também ajuda as empresas a escalar, utilizando os recursos de forma otimizada. Para ajudá-lo a cortar custos, apresento os métodos mais confiáveis ​​que reduzirão custos sem economizar.

Otimize o software para economizar custos

otimização de software empresarial

O software empresarial pode facilmente custar milhares de dólares anualmente; não é necessário, no entanto. Não escolha cegamente o melhor software em uma categoria, pois isso não levará ao sucesso magicamente. Você precisa ter certeza de pagar apenas o que é necessário e ver se existe software gratuito para isso. Abaixo estou listando algumas maneiras de otimizar o software empresarial:

Opte por software de código aberto

Para a maioria dos aplicativos empresariais, existem aplicativos de código aberto dedicados que podem ser usados pelas empresas gratuitamente, por um preço muito barato, ou ter uma versão gratuita limitada que seja boa o suficiente para pequenas empresas.

Indiscutivelmente, esses aplicativos são mais personalizáveis graças ao extenso mercado de plugins, e uma comunidade dedicada está sempre disponível para responder às suas perguntas. Abaixo você encontrará alguns dos mais populares para empresas:

  • Sistema operacional de código aberto: Linux
  • Código aberto Pacote Escritório: LibreOffice
  • Software de gerenciamento de projetos de código aberto
  • Código aberto Software CRM: Dolibarr ou Odoo
  • Código aberto Ferramenta de comunicação e colaboração: Rocket.Chat ou Mattermost
  • Código aberto Web Ferramenta analítica
  • Código aberto Software de contabilidade e finanças: GnuCash
  • Código aberto Software de ponto de venda (POS): Ponto de venda Odoo

Existem muitos outros softwares de código aberto que podem facilmente substituir softwares empresariais caros; basta adicionar open source no final da sua pesquisa no Google.

Freemium pode funcionar para empresas

Embora a versão gratuita de um aplicativo premium seja geralmente considerada boa apenas para uso pessoal, muitos aplicativos premium oferecem uma boa versão gratuita que pode funcionar para pequenas empresas de 25 a 50 pessoas. Por exemplo, Slack, Canva e Trello têm versões gratuitas confiáveis que podem lidar perfeitamente com equipes pequenas. Certifique-se de pesquisar alternativas gratuitas para os aplicativos necessários para ver se eles funcionam.

Reavaliar licenças de software

Audite suas licenças atuais para ter certeza de que está pagando pelo que precisa. Quando você comprou as licenças inicialmente, provavelmente deve ter adquirido um plano que oferece além das suas necessidades para permanecer seguro. Agora que você sabe como está utilizando o software, veja se um plano de software pode ser rebaixado sem afetar as operações de negócios.

Migrar para a nuvem

Você pode mover seus dados, aplicativos e infraestrutura de TI para a nuvem para economizar custos de infraestrutura física e também otimizar sua configuração. Abaixo estão alguns benefícios de migrar para a nuvem que ajudam diretamente a economizar dinheiro:

  • Sem despesas iniciais com hardware físico, pois tudo funciona na nuvem.
  • É mais fácil aumentar ou diminuir a escala, pois os serviços em nuvem são baseados em assinatura, ao contrário do hardware físico, onde normalmente você precisa comprar um novo para atualizar e não tem uma maneira fácil de fazer o downgrade.
  • Pague apenas pelo que você usa, pois os serviços em nuvem cobram com base no serviço necessário, ou seja, sem infraestrutura não utilizada.
  • Não há despesas com manutenção ou correção de servidores, pois tudo é feito pelo serviço de nuvem.
  • A maioria das soluções em nuvem vem com recursos de segurança robustos integrados, então você não precisa se preocupar com medidas de segurança internas para elas.
  • Em caso de desastre, as soluções em nuvem facilitam a recuperação, sem perda de dados ou danos a infraestruturas importantes.

Para uma solução completa, uma plataforma em nuvem como Microsoft Azure ou Google Cloud será o melhor. Essas plataformas podem fornecer tudo que você precisa para gerenciar seus itens relacionados a TI na nuvem, incluindo armazenamento, servidores virtuais, recursos de rede para construir e executar aplicativos, CRM, comunicação, IA e aprendizado de máquina, análises e muito mais.

Incentive a colaboração remota

Você não precisa se converter totalmente para uma equipe remota virtual, mas deve promover uma cultura amigável ao trabalho remoto, pois ela pode trazer muitos benefícios de economia de custos. Muitas tarefas de negócios podem ser realizadas remotamente, como folha de pagamento, suporte ao cliente, entrada de dados, contabilidade, suporte de TI, etc. Abaixo estão alguns benefícios de redução de custos ao incentivar o trabalho remoto.

  • Você pode reduzir o tamanho do escritório para economizar aluguel, serviços públicos, móveis e outros custos de gerenciamento de espaço físico.
  • Menos necessidade de desktops dedicados e espaço para gerenciá-los. Você pode substituí-los por laptops mais adequados para trabalho remoto. Os funcionários podem até usar seus próprios dispositivos.
  • Ajuda a economizar custos de transporte de funcionários se você os gerenciar, ou pelo menos aumenta o moral dos funcionários.
  • O uso de comunicação e ferramentas digitais ajuda a economizar papel e material de escritório.
  • Economize em catering e bebidas com menos funcionários no escritório.
  • Se um trabalho puder ser realizado totalmente remotamente, você poderá acessar um conjunto mais amplo de talentos para contratar alguém mais experiente a um preço competitivo.
  • Estudos sugerem que os funcionários são 47% mais produtivos enquanto trabalha em casa, o que indiretamente economiza dinheiro para você.
  • As ferramentas de colaboração online registram a atividade de trabalho e, para muitos trabalhos, você só precisa pagar pelo trabalho realizado.

Introduzir automação

Você pode usar software e ferramentas para automatizar tarefas comerciais repetitivas que ajudarão a reduzir custos em muitas áreas, direta ou indiretamente. Seja automatizando o gerenciamento de estoque ou a folha de pagamento, há muitas maneiras de automatizar tarefas de negócios. Para lhe dar uma ideia melhor de seus benefícios, estou listando algumas maneiras pelas quais a automação pode ajudá-lo a economizar dinheiro:

  • Ao automatizar tarefas repetitivas, você pode liberar os funcionários para tarefas mais importantes que exigem criatividade e estratégia. Isso diminuirá a necessidade de contratar funcionários adicionais para cobrir todos os aspectos.
  • A automação aumenta a produtividade geral do trabalho dos funcionários; eles realizarão mais trabalho no horário de escritório e haverá menos necessidade de pagamento de horas extras.
  • A automação geralmente envolve aplicativos digitais, o que significa menos gastos com papel, impressão e outros materiais de escritório.
  • Elimina o inevitável erro humano que pode gerar mais despesas ou improdutividade.
  • Muitas ferramentas ajudam a automatizar a conformidade regulatória, o que pode evitar multas e outros problemas associados.

Gerencie de maneira ideal a segurança cibernética

Os ataques cibernéticos representam uma ameaça real para as empresas, pois levam à inatividade dos negócios, perda de dados, honorários advocatícios e danos à reputação. Como qualquer empresa responsável com dados de clientes em mãos, tenho certeza de que você possui medidas de proteção em vigor para evitar ataques cibernéticos. No entanto, você está fazendo isso de maneira ideal?

Ter alguns funcionários bem treinados e com as ferramentas certas em mãos pode ser mais eficiente e econômico para o seu negócio. Recomendo usar uma solução de segurança cibernética completa como o Acronis Cyber ​​Protect, que monitorará ativamente os dados da sua empresa e as medidas de segurança para evitar ataques cibernéticos.

Dicas bônus para reduzir custos comerciais

  • Apresente a política Traga seu próprio dispositivo para reduzir custos com equipamentos.
  • Invista em suporte de TI remoto em vez de no local para obter um suporte mais barato e possivelmente mais talentoso, graças ao maior grupo de contratações.
  • Realize auditorias energéticas e certifique-se de usar equipamentos com classificações de baixo consumo de energia.
  • Considere usar a virtualização de hardware para utilizar melhor os recursos de hardware.
  • Concentre-se em soluções de marketing mais baratas e de longo prazo, como presença nas redes sociais e criação de listas de e-mail, em vez de campanhas publicitárias caras.
  • Elimine o papel para economizar em custos relacionados, como o uso de recibos digitais. Você também pode converter documentos antigos em papel em digitais para economizar espaço e melhorar a acessibilidade.

Dicas bônus para reduzir custos comerciais:

  • Apresente a política e traga seu próprio dispositivo para reduzir custos com equipamentos.
  • Invista em suporte de TI remoto em vez de no local para obter um suporte mais barato e possivelmente mais talentoso, graças ao maior grupo de contratações.
  • Realize auditorias energéticas e certifique-se de usar equipamentos com classificações de baixo consumo de energia.
  • Considere usar a virtualização de hardware para utilizar melhor os recursos de hardware.
  • Concentre-se em soluções de marketing mais baratas e de longo prazo, como presença nas redes sociais e criação de listas de e-mail, em vez de campanhas publicitárias caras.
  • Elimine o papel para economizar em custos relacionados, como o uso de recibos digitais. Você também pode converter documentos antigos em papel em digitais para economizar espaço e melhorar a acessibilidade.

Implementando essas estratégias, as pequenas empresas podem otimizar suas operações sem comprometer a qualidade ou a eficiência. Ao adotar uma abordagem mais consciente e planejada para os gastos, é possível não apenas sobreviver em tempos econômicos difíceis, mas também prosperar e crescer de maneira sustentável.

Roberto Magalhães

O cérebro editor por trás do Tecnologico.online, é um entusiasta apaixonado por tecnologia. Canaliza sua fascinação para criar conteúdo envolvente e informativo. Sua dedicação à inovação reflete-se nos artigos que produz, abrangendo uma ampla gama de tópicos tecnológicos. Com um olhar atento para as últimas tendências e desenvolvimentos, busca tornar...

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