A lista suspensa do Excel é um ótimo recurso que facilita a entrada de dados sem erros. Obtenha uma visão clara do processo de implementação de listas suspensas em sua pasta de trabalho do Excel usando a ferramenta de validação de dados do Excel.
As listas suspensas na célula são ótimas opções para acelerar as tarefas de entrada de dados. O operador de entrada de dados pode inserir os dados necessários simplesmente clicando em uma lista suspensa e, em seguida, escolhendo o item de lista correto. A maioria dos processos de entrada de dados utiliza listas suspensas para minimizar o erro humano e a ambigüidade na entrada de dados.
Continue lendo para aprender os fundamentos das listas suspensas, o excel Ferramenta de validação de dados e um processo passo a passo para adicionar uma lista suspensa à sua pasta de trabalho do Excel.
O que é uma lista suspensa do Excel?
Uma lista suspensa em aplicativos de planilha como o Excel é uma ferramenta poderosa para reduzir erros e aumentar a produtividade.
Essas funções da ferramenta de validação de dados do Excel reduzem o erro, oferecendo ao usuário da pasta de trabalho do Excel alguns itens de lista limitados para uma célula específica. Quando você usa o Excel para coleta de dados e processa os dados com uma ferramenta de banco de dados, a lista suspensa também ajuda a coletar dados uniformes.
Por exemplo, se a célula aceitar apenas nomes de frutas, o operador de entrada de dados não poderá adicionar nomes de animais, peixes, temperos etc. O motivo é que o menu suspenso mostrará apenas as frutas listadas que sua empresa vende .
Os benefícios de uma lista suspensa
Novamente, a função também aumenta a produtividade ao sugerir itens de célula automaticamente. Por exemplo, se a lista suspensa tiver nomes de 100 funcionários e o usuário digitar “A”, a lista suspensa do Excel mostrará automaticamente os nomes que começam com “A”.
Assim, o usuário pode simplesmente selecionar o nome com o mouse e economizar tempo. Se você notou aqui, também pode evitar erros de ortografia.
As listas suspensas aumentam ainda mais a funcionalidade de sua planilha, oferecendo a criação dinâmica de relatórios. Por exemplo, sua empresa opera em 150 países, tem 200 escritórios, cada escritório tem dez gerentes e cada gerente controla 20 executivos de vendas.
Quando você precisa fazer um relatório de vendas, pode criar listas suspensas dependentes do Excel. Uma lista suspensa de países o levará ao país correto. Em seguida, escolher um escritório mostrará dez gerentes que trabalham para esse escritório. E, finalmente, ao escolher um gerente, você verá apenas o representante de vendas que trabalha sob esse gerente.
Portanto, você não precisa se lembrar dos nomes de todos. Basta escolher um país e seguir as listas suspensas de vários níveis.
O que é validação de dados no Excel?
As células do Excel podem receber qualquer entrada, como caracteres, números, símbolos especiais etc. No entanto, a maioria dos processos cria uma planilha personalizada com dados limitados para cada célula na entrada de dados.
Por exemplo, uma célula permite números, a próxima aceita caracteres, outra permite nomes de funcionários e assim por diante. Mas como o Excel impõe todas essas restrições? A resposta é a ferramenta de validação de dados do Excel.
A maioria dos usuários do Excel conhece essa ferramenta como o local ideal para criar alguns menus suspensos rápidos. No entanto, tem um uso muito maior do que as listas suspensas do Excel. Em poucas palavras, sempre que a planilha do Excel ou o administrador da pasta de trabalho quiser forçar os usuários a inserir dados em um formato específico, eles recebem ajuda da ferramenta de validação de dados.
Familiarize-se com a ferramenta de validação de dados
Você pode encontrar a ferramenta de validação de dados no menu da faixa de opções do Excel. Em uma planilha do Excel aberta, clique na guia Dados no menu da faixa de opções. Na seção Ferramentas de dados, você deve encontrar a ferramenta de validação de dados. Verifique a imagem abaixo para ter uma ideia clara sobre a localização da ferramenta.
Ao clicar no botão Validação de dados, você verá a caixa de diálogo Validação de dados com três guias: Configurações, Mensagem de entrada e Alerta de erro.
Configurações
As configurações permitem que você personalize as opções, como formatos de dados permitidos e defina regras para entrada de dados.
O mais recente Microsoft Excel para desktop ou laptop permite adicionar os seguintes formatos:
- Qualquer valor sem validação.
- O número inteiro permite que os usuários insiram apenas números inteiros na célula de destino.
- Decimal permite formatar a célula para aceitar apenas números decimais.
- A lista permite criar listas suspensas com itens de lista predefinidos.
- A data permite que você restrinja células específicas apenas para inserir valores de data.
- A validação de hora formata a célula de destino para aceitar apenas valores de hora.
- O comprimento do texto é a função perfeita para limitar os dados da célula a um número específico de caracteres ou dígitos.
- A formatação personalizada permite que o usuário use fórmulas dentro de células validadas.
As funções de formatação ou validação acima funcionam usando os seguintes critérios de validação. E o bom é que você pode personalizar esses critérios de validação em alguns casos:
- “Entre ” permite números que estão dentro de um intervalo mínimo e máximo.
- “Não entre ” é útil quando você precisa especificar que os dados inseridos não devem estar dentro de um valor mínimo ou máximo.
- “Igual a ” é útil ao fixar a entrada para um valor específico.
- “Não é igual a” significa que os dados inseridos não devem ser iguais ao valor da célula especificada.
- “Maior que” é usado quando a entrada deve ser maior que um valor específico.
- “Menor que ” determina que o valor inserido deve ser menor que o valor indicado.
- “Melhor que ou igual a ” significa que o valor de entrada deve ser igual ou maior que um valor definido.
- “Menos que ou igual a ” significa que o valor inserido é menor ou igual ao valor definido.
Mensagem de entrada
As regras de validação de dados são úteis apenas quando você as comunica aos operadores de entrada de dados. Para fazer isso corretamente, você pode usar o Mensagem de entrada recurso de validação de dados no Excel.
Ao usar esse recurso, você pode inserir um título e uma mensagem descritiva sobre as regras de validação de dados. Quando os usuários passarem o cursor sobre a célula formatada, um menu de contexto aparecerá com o Mensagem de entrada. Vale ressaltar que esta mensagem não ficará visível até que você passe o ponteiro do mouse sobre a célula de destino.
Alerta de erro
Quando o usuário comete erros ao inserir dados em uma célula validada, você pode mostrar Alertas de erro para informar o usuário. Você pode usar qualquer um dos seguintes alertas:
- Parar
- Aviso
- Informação
Novamente, você pode digitar um título personalizado e uma mensagem de erro para os avisos acima. Dessa forma, o usuário será informado e não repetirá os erros.
Uso da validação de dados no Excel
- Crie listas suspensas úteis para reduzir erros e concluir a entrada de dados mais rapidamente.
- Evite a entrada de datas erradas devido a erro de digitação ou erro humano.
- Permitir apenas entradas em maiúsculas para situações específicas, como códigos postais do Reino Unido, abreviações, etc.
- Você pode reduzir a ocorrência de valores duplicados para zero.
- Crie listas suspensas dependentes para filtrar dados de acordo com uma lista principal.
- Você pode usar as funções da ferramenta de validação de dados quando precisar apenas de entradas de texto para células específicas.
- Você pode forçar o usuário a inserir apenas números e não quaisquer textos ou símbolos para valores numéricos.
- Crie os cronogramas do projeto ou do escritório apenas para os dias da semana.
- Valide a entrada do usuário com base em outra entrada feita em uma célula diferente da mesma planilha.
- Forçar restrição em um dígito ou comprimento de caractere de qualquer célula.
- Faça entradas de dados contendo conjuntos de textos pré-determinados ou específicos para fins de pesquisa.
- Comunique o que pode ter dado errado ao operador de entrada de dados criando mensagens de erro personalizadas.
Criar uma lista suspensa usando a validação de dados do Excel
Uma lista suspensa fornece um menu de contexto de valores utilizáveis ou texto para uma célula validada. Antes de criar tal lista, reúna os valores ou textos em um só lugar. Pode ser a mesma pasta de trabalho, planilha ou até mesmo um arquivo Excel completamente diferente. Aqui está o que você precisa fazer:
- Abra o aplicativo Excel no seu PC e digite uma lista de itens que você deseja na lista suspensa.
- Isso também é possível se você quiser trazer itens de outra planilha, pasta de trabalho ou arquivo. Você simplesmente precisa manter esses recursos acessíveis.
Depois de encontrar a origem dos itens listados, você pode prosseguir para a parte real da criação da lista suspensa.
- Selecione uma célula onde você precisa criar uma lista suspensa do Excel.
- Clique no Dados guia no menu da faixa de opções do Excel.
- Agora você deve encontrar o Ferramentas de dados seção no meio do menu da faixa de opções. Ele oferece várias ferramentas de dados como Text to Columns, Flash Fill, Manage Modelo de dados e validação de dados.
- Você pode clicar diretamente no Data de validade para abrir a caixa de diálogo Validação de dados.
- Como alternativa, você pode clicar no texto Data de validade para abrir um menu suspenso e selecione Validação de dados novamente para abrir a caixa de diálogo.
Até agora, você abriu com sucesso a caixa de diálogo Validação de Dados. Ele oferece todas as funcionalidades necessárias para criar uma lista suspensa simples. Aqui está como:
- Por padrão, você estará no Configurações guia do Data de validade janela.
- Clique no menu suspenso abaixo do texto Permitir.
- Um menu de contexto deve abrir contendo vários formatos de validação. Selecione os Lista formato a partir deste menu de contexto.
- Você não pode fazer nenhuma alteração no texto Dados.
- abaixo do texto Fonte você precisa inserir a origem dos itens da lista a serem exibidos na lista suspensa.
- Digite o endereço ao selecionar uma fonte em outra planilha, pasta de trabalho ou arquivo do Excel.
- Como alternativa, para selecionar fontes de dados da mesma planilha, basta clicar uma vez no campo em branco da fonte. Em seguida, identifique o intervalo de células usando o cursor.
- marca de seleção Ignorar em branco e Lista suspensa na célula opções. Você pode não ver o ícone de seta suspensa nas células validadas se desmarcar a opção suspensa Na célula.
- Clique OK e sua lista suspensa está pronta.
Criando uma lista suspensa dinâmica do Excel
Nessa lista suspensa, quando você seleciona a entrada em uma lista suspensa, os dados disponíveis para a segunda lista suspensa são alterados automaticamente. Aqui estão os passos para tentar:
- Reúna a lista de itens conforme a imagem abaixo. Você também pode importar itens de lista de outra pasta de trabalho ou arquivo.
- Converta os nomes das cidades para Intervalos nomeados. Para fazer isso, selecione as cidades em um país.
- Clique no Caixa de nome e digite o nome exato do país, conforme mostrado nos cabeçalhos.
- Se estiver tentando usar seus dados, você pode seguir a mesma etapa para converter uma lista de itens sob um cabeçalho em Intervalos nomeados.
- Crie a lista suspensa principal usando o nome do país do intervalo de células D1 para G1.
- Para o Selecione a cidade coluna, comece a criar uma lista suspensa como de costume. Na fonte, digite a seguinte fórmula. A ideia é usar a fórmula INDIRETA com uma referência mista para a lista suspensa de países, que é $A2.
=INDIRECT($A2)
- Clique OK para concluir a etapa. Sua lista suspensa de duas camadas está pronta.
Nesta lista suspensa, se você selecionar os EUA como país, obterá apenas as cidades dos EUA sob o Selecione a cidade cabeçalho da coluna.
As Palavras Finais
O Excel é uma excelente ferramenta para entrada de dados e gerenciamento de dados numéricos. No entanto, erros de digitação podem prejudicar muito o trabalho de entrada de dados no Excel. Portanto, você precisa empregar qualquer um dos métodos acima para eliminar erros humanos ou erros de digitação na entrada de dados.
Você pode seguir o Excel simples ou o método de lista suspensa dependente. Basta olhar para o seu processo de entrada de dados ou plano de coleta de dados para saber qual abordagem usar. Você pode usar esse recurso em praticamente qualquer célula.
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