Algumas semanas atrás, cobrimos as técnicas básicas para usar números em Mac. Caso você tenha perdido essa postagem, exploramos os recursos do Numbers, como fórmulas, modelos, planilhas e classificação.
Hoje, vamos expandir esse post abordando técnicas mais avançadas. Se você não estiver familiarizado com os tópicos abordados naquele primeiro post, sugiro fortemente que você o leia antes de trabalhar neste. No entanto, para aqueles que estão se familiarizando com o Numbers e desejam expandir seus conhecimentos práticos, este post é para você.
Nesta postagem, veremos técnicas avançadas, como criar gráficos, tabelas dinâmicas, adicionar filtragem e formatação condicional e explorar as possibilidades de combinar Numbers com Apple Script. Isso vai ser uma espécie de “subir de nível”, então prepare-se e vamos começar!
Como usar números em Mac: Técnicas avançadas
tabelas dinâmicas
A primeira coisa que abordaremos é um recurso relativamente novo no Numbers em Mac: tabelas dinâmicas. Antigamente, esse era um recurso que apenas os usuários do Excel podiam aproveitar. Mas em atualizações recentes, Appletrouxe tabelas dinâmicas para Mac.
Então, o que são tabelas dinâmicas? Para quem não sabe, uma tabela dinâmica é como uma tabela padrão de dados, exceto pelo fato de ser interativa. Os aspectos interativos de uma tabela dinâmica permitem que você rapidamente organize, filtre, classifique e entenda melhor os dados em sua tabela.
Por exemplo, em uma tabela típica do Numbers, você verá várias linhas e colunas de dados que, não importa o quão organizadas, provavelmente são difíceis de obter insights rapidamente. Assim, você pode mapear esta tabela de dados para uma tabela dinâmica, que mostrará rapidamente resumos dos dados, mostrará relacionamentos entre seus dados e muito mais.
Para criar uma tabela dinâmica no Numbers, primeiro você precisa de uma tabela ou intervalo de dados. Um intervalo de dados é apenas uma linha ou coluna de dados, enquanto uma tabela é uma série de linhas e colunas.
Selecione seu intervalo ou tabela e clique em Tabela Dinâmica na barra de ferramentas na parte superior da tela. Você será solicitado a escolher uma destas quatro opções:
- Na nova planilha: Isso cria uma nova planilha contendo sua tabela dinâmica. Isso separa sua tabela e tabela dinâmica visualmente para manter as coisas organizadas.
- Na planilha atual: Isso adiciona a tabela dinâmica à planilha que você está usando no momento, permitindo que você visualize sua tabela e a tabela dinâmica ao mesmo tempo.
- Para células selecionadas na nova planilha: Se você não deseja criar uma tabela dinâmica usando uma tabela, pode selecionar um intervalo. Se você escolher esta opção, criará uma tabela dinâmica para seu intervalo em uma nova planilha.
- Para células selecionadas na planilha atual: Por fim, como esperado, esta opção pega o intervalo de células selecionado e cria uma tabela dinâmica para elas na planilha do Numbers atual.
A melhor maneira de entender as tabelas dinâmicas é começar a criá-las e experimentá-las. Não temos tempo neste post para ir muito mais a fundo do que isso, mas faremos um post futuro sobre tabelas dinâmicas explorando-as com mais detalhes. Então fique atento a isso!
Criando gráficos
A próxima técnica avançada que você deseja aprender ao usar o Numbers em Mac está criando gráficos. Embora os gráficos não sejam estritamente necessários ao usar o Numbers, eles são uma ótima ferramenta de visualização.
Para aqueles que não estão familiarizados com gráficos, eles são uma forma de obter dados em uma tabela e exibi-los de maneira mais visual. Isso é ótimo para tirar insights rápidos, bem como mostrar seus dados para pessoas não técnicas. Por exemplo, se você acompanha as despesas no Numbers e precisa mostrar essas despesas durante uma conferência, pode criar um gráfico e exibi-lo em uma apresentação.
Criar um gráfico no Numbers é super fácil. Basta escolher o Gráfico na barra de ferramentas e escolha um gráfico 2D, 3D ou interativo para seu conjunto de dados. Se você não tem certeza do que usar, provavelmente é melhor ficar com uma opção 2D.
Novamente, não temos tempo suficiente neste post para nos aprofundarmos na criação de gráficos. Mas, em geral, gráficos de pizza e gráficos de barras são uma ótima escolha. Pie os gráficos ajudam a mostrar porcentagens e quantidades, enquanto os gráficos de barras são melhores para comparar coisas em uma hierarquia visual.
Assim como nas tabelas dinâmicas, é útil experimentar as várias opções de gráfico. Portanto, crie um conjunto de dados e comece a fazer gráficos com base nesse conjunto de dados.
Também! Um último conselho. Ao criar um gráfico que possui um eixo X e Y (gráficos de barras, por exemplo, possuem isso), tente manter números constantes no eixo X e números variáveis no eixo Y. Por exemplo, é prática comum colocar variáveis de tempo no eixo X (meses, anos, semanas, trimestres, etc.) e valores financeiros no eixo Y (moedas, ganhos, despesas, perdas, crescimento, etc.).
Destaque condicional no Numbers em Mac
Outra técnica importante para dominar em Números em Mac é destaque condicional. Como você já deve ter notado, você pode formatar o conteúdo em suas células. Você pode alterar a cor de fundo de uma célula, alterar a cor e o tipo da fonte e assim por diante.
Assim como os gráficos, a formatação pode ser usada para ajudar a organizar visualmente seus dados. Ao codificar por cores as entradas de dados, você pode distinguir rapidamente entre valores positivos e negativos, datas e valores em dólares, clientes e assim por diante.
Obviamente, alterar toda essa formatação manualmente pode levar muito tempo. É aí que entra o realce condicional. Ele permite que você crie regras automáticas que alteram instantaneamente a formatação de suas células. Portanto, se você tiver os Clientes A, B e C, poderá criar regras para que todas as entradas A sejam verdes, todas as entradas B sejam azuis e todas as entradas C sejam vermelhas.
Para configurar regras de realce condicional, selecione uma célula, um intervalo de células ou uma coluna/linha inteira. Então clique Formatar no canto superior direito da tela do Numbers. Isso deve mostrar (não ocultar) o painel Formato no lado direito da tela.
Na parte superior deste painel, selecione Célula. Então clique Destaque Condicional …
Selecione Adicionar uma regra. Você pode criar uma regra baseada em números, texto, datas e assim por diante. Cada tipo de regra possui seus próprios parâmetros, então escolha aquela que melhor atende às suas necessidades. Por exemplo, se você quiser que todas as células com o texto “Cliente A” sejam verdes, você deve escolher Texto > É…
Você pode, é claro, alterar essas regras para atender às suas necessidades. Se você configurá-lo como eu fiz, sempre que digitar “Cliente A” em uma célula com essas regras de realce condicional, a cor de fundo ficará instantaneamente verde.
Para ser claro, isso não muda necessariamente a função dos seus dados ou da sua tabela. Isso apenas ajuda a tornar as coisas mais claras visualmente e economiza seu tempo.
Formatando números
Semelhante ao realce condicional é a formatação de números no Numbers em Mac. Por padrão, todos os números inseridos no Numbers serão relativamente semelhantes. No entanto, nem todos os números devem ser formatados da mesma maneira. Você terá datas, horários, moedas e porcentagens.
Para garantir que esses números tenham a aparência pretendida, você pode definir regras para a formatação de várias células e intervalos. Para configurar isso, você vai querer ter certeza de que o Formatar barra lateral está aberta, e você vai querer escolher Célula nesta barra lateral novamente.
Você notará que perto do topo desta seção da barra lateral há um menu suspenso chamado Formato de dados. Ao selecionar esse menu suspenso, você verá as seguintes opções:
Tudo o que você precisa fazer aqui é escolher a formatação que deseja usar para as células selecionadas. A partir de então, suas células serão automaticamente formatadas apropriadamente.
E se você escolher Número no menu suspenso, você pode até escolher o número de casas decimais que são mostradas. Isso pode ser muito útil para exibir as informações da maneira que você deseja.
Filtragem
Outra opção de exibição útil no Numbers em Mac está filtrando. A filtragem, semelhante às tabelas dinâmicas, permite mostrar apenas as informações relevantes para você. Por exemplo, você pode usar a filtragem para ocultar despesas que não pode pagar, mostrar apenas os clientes devidos ou exibir todas as entradas futuras.
Em outras palavras, ele permite que você preencha todos os seus dados e, em seguida, filtre-os com base nas regras que você escolher.
Ao criar regras de filtragem, você tem duas opções:
- Filtros rápidos: Essas são regras de filtragem geradas automaticamente que aparecem com base nos dados que você inseriu em sua tabela. Eles são úteis quando você deseja apenas filtrar rapidamente determinadas informações e não deseja necessariamente organizar seu conjunto de dados de uma maneira específica.
- Regras de filtragem: As regras de filtragem, por outro lado, são regras que você estabelece para sua tabela/conjunto de dados. Eles são mais permanentes, estruturados e podem ser acessados sempre que você precisar.
Para usar os Filtros rápidos, selecione uma coluna de dados ou uma célula específica, passe o mouse sobre a letra da coluna correspondente e clique na seta que aparece ao lado da letra da coluna. Isso abrirá um menu suspenso, no qual você encontrará Filtro rápido opções.
Selecione-o e escolha entre as opções de filtragem disponíveis para alterar os dados visíveis. Os dados não estão sendo excluídos ou alterados, apenas ocultos.
Para regras de filtragem, selecione a coluna, linha ou células que deseja filtrar. Em seguida, clique com o botão direito do mouse e escolha Mostrar opções de filtro.
Em seguida, na barra lateral (que deveria ter mudado para mostrar as opções de filtragem), você pode adicionar um filtro a uma coluna de sua escolha. Assim como no realce condicional, você pode criar regras que permitirão exibir/ocultar dados estrategicamente.
Dominando COUNTIF em Numbers on Mac
Uma das funções mais poderosas do Numbers em Mac é CONT.SE. Tecnicamente, existem outras funções “SE”, mas depois de entender como COUNTIF funciona, você também poderá descobrir o resto.
Em essência, COUNTIF permite aos usuários aplicar uma fórmula a um intervalo de números, mas também excluir números que não atendem a determinadas condições. Então você “CONTA” os números “SE” eles atendem às suas condições.
Por exemplo, você pode usar isso para contar apenas suas vendas superiores a 100, ignorar clientes que gastaram menos de 10 ou apenas ver pagamentos que não foram processados.
Para usar uma função CONT.SE, clique em Inserir na parte superior da tela e, em seguida, Fórmula então Nova fórmula. Isso mudará a barra lateral para mostrar todas as fórmulas disponíveis para você. Na barra de pesquisa deste painel lateral, digite “SE” e clique em retornar.
Ao fazer isso, você verá funções como IF, SUMIF, AVERAGEIF e, claro, COUNTIF. Estas são todas as funções que tiram proveito do recurso IF, portanto, basta escolher aquela que se aplica às suas necessidades.
Você notará que também existem funções “-IFS”. Eles funcionam mais ou menos da mesma maneira, exceto que permitem que você verifique várias coleções para várias coleções, em vez de uma única coleção para uma única condição.
Usando VLOOKUP
Em seguida é VLOOKUP. VLOOKUP é um recurso básico do Excel, e é aquele que aqueles que usam o Numbers em Mac vão querer se familiarizar. Assim que estiver, você se verá usando esse recurso o tempo todo.
Para quem não sabe, VLOOKUP é uma função que permite consultar um dado específico que corresponde a outro dado. Por exemplo, você pode pesquisar a taxa horária (Coluna B) cobrada de um cliente (Coluna A).
A partir daí, você pode usar o valor que pesquisou em outra função. Portanto, é uma ótima maneira de começar a organizar e transpor dados em seu conjunto de dados.
Para usar o VLOOKUP, você revisitará as etapas realizadas na última técnica que abordamos. Selecione Inserir na parte superior da tela e escolha Fórmula e Nova fórmula. Isso deve alterar seu painel lateral para mostrar o painel de seleção de fórmula.
Na barra de pesquisa deste painel, digite “VLOOKUP” e pressione retornar em seu teclado. Você deve ver PROCV aparecer instantaneamente.
Vá em frente e selecione VLOOKUP para começar a criar a fórmula em uma célula de sua escolha.
Para que esta função funcione, você precisará preencher as seguintes informações:
- Procurar: É aqui que você inserirá o valor que deseja encontrar. Você pode inserir um número ou uma string REGEX. Se você não está familiarizado com REGEX, esta postagem vai te atualizar.
- Intervalo de colunas: A próxima seção é a seleção de células que você vai pesquisar. Então especifique quais células você deseja encontrar o Procurar conteúdo em.
- Coluna de retorno: A coluna de retorno é onde você especificará qual parte dos dados deseja retornar. Por exemplo, se você está procurando alguém Pagamento por hora (Coluna A), então você pode querer puxar o valor contido na Coluna B, que tem o valor em dólares que eles ganham. Ou seja, esse é o valor que vai especificar qual dado essa função vai retornar.
- Fechar correspondência: Este parâmetro permite que você escolha quanta margem de manobra você dá aos dados que sua fórmula VLOOKUP encontra. Por exemplo, digamos que você esteja procurando o número “5,5”, mas a fórmula encontra “5,6”. Você pode usar Fechar correspondência para decidir se isso apareceria como um erro ou se você deseja contá-lo como sendo preciso o suficiente.
E é isso! O VLOOKUP pode ser um pouco complicado de entender, mas uma vez que você o faça, será uma ferramenta verdadeiramente poderosa em seu arsenal. Portanto, gaste muito tempo com ele até se sentir confortável em usá-lo. Descobri que as comunidades do Reddit para Excel e Numbers têm muitos insights sobre como o VLOOKUP funciona, se você precisar de alguma leitura extra.
Colabore com colegas de trabalho
Uma das técnicas avançadas mais simples que abordaremos neste tutorial sobre Numbers on Mac é colaboração. Nas últimas atualizações, Appleadicionou a capacidade de os usuários colaborarem uns com os outros no Numbers.
Fazer isso é uma maneira super fácil e ótima de tornar você e sua equipe mais produtivos. Para isso, basta clicar no Colaborar botão na barra de ferramentas e compartilhe o acesso à sua planilha com outras pessoas por e-mail, texto ou AirDrop.
As pessoas com quem você está colaborando precisarão ter um Appledispositivo, preferencialmente um Mac ou iPad embora um iPhone também funcionará.
Ao colaborar em um arquivo do Numbers, você poderá ver as edições e contribuições exatas que outras pessoas fizeram. Isso é ótimo para compartilhar documentos com pessoas, trabalhar no mesmo arquivo usando dispositivos diferentes ou em horários diferentes e manter sua equipe de trabalho conectada.
Adicionando Apple Script ao Numbers
Por último, mas não menos importante, uma técnica bastante avançada para números em Mac está usando Apple Script com suas planilhas. Para quem não sabe, Apple Script é uma linguagem de script básica da Appleque podem ser usados para automatizar certas tarefas.
Para aqueles que estão familiarizados com o Excel, você pode ter experiência com macros. As macros permitem automatizar tarefas básicas, como inserir números ou atualizar informações. É uma ótima economia de tempo e está integrada ao Excel.
Infelizmente, Appleainda não incorporou um recurso semelhante ao Numbers. Em vez disso, você precisará confiar no Apple Script.
A boa notícia é que o Apple Script é bastante simples. Se você já tem alguma experiência em programação, deve ser capaz de aprender rapidamente. E se não, você pode aprender o básico ou copiar o código que outros escreveram online.
Como muito do que está neste artigo, não temos tempo para mergulhar fundo em todas as coisas que você pode fazer com o Apple Script no Numbers. Apenas saiba que, se você estiver realizando muitas tarefas repetitivas no Numbers, poderá usar o Apple Script para começar a descarregar esse trabalho em seu computador.
Números em Mac: Tornar-se um profissional
E é isso! Ao dominar as técnicas descritas neste post, você pode começar a aprimorar suas habilidades em números em Mac e progredir para se tornar um verdadeiro profissional. Embora alguns desses conceitos possam ser difíceis de entender no início, as chances são boas de que você acabe usando muitas dessas coisas diariamente.
Essas são ótimas técnicas para aprender se você deseja trabalhar com Numbers ou Excel para ganhar a vida. E para aqueles que precisam apenas do Numbers para projetos em casa, isso permitirá que você faça uma série de coisas novas. Deixe-me saber nos comentários abaixo como você planeja usar essas várias técnicas!
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Vejo você na próxima vez!
