Google Workspace : ferramentas perfeitas para uma cultura de trabalho segura, eficiente e colaborativa.
Remoto ou não, você não pode esperar sucesso enquanto trabalha em silos. E Google Workspace (anteriormente GSuite) é onde vocês trabalham juntos em tempo real.
Com base na assinatura, o Google Workspace é um grupo de vários aplicativos, incluindo:
| Gmail | Folhas | Pesquisa na nuvem |
| Encontrar | Slides | Jamboard |
| Bater papo | Formulários | Administrador |
| Calendário | Sites | Ponto final |
| Dirigir | Manter | Cofre |
| Documentos | Script de aplicativo | Insights de trabalho |
Sozinhos, esses são aplicativos simples para os quais você pode facilmente encontrar substitutos. Mas juntos, eles podem ser a cola necessária que você está procurando para ajudar a funcionar como um só negócio.
Primeiro, veremos alguns desses aplicativos individuais ajudando na colaboração, seguidos por ferramentas integradas de segurança e administração.
Gmail
Todos nós usamos o Gmail (o gratuito) desde que colocamos as mãos nos computadores. No entanto, o aspecto comercial do Gmail permanece oculto para esses usuários.
O envio de e-mails é apenas uma faceta do Gmail, mas outros, como a integração com o Google Meet, Chat, etc., tornam isso mais do que parece possível na superfície.
Por exemplo, você pode alternar para Chat e Meet no Gmail para manter todas as conversas em um só lugar com a opção de salvar ou excluir o histórico após 24 horas.
Além disso, o Smart Compose facilita seu trabalho como remetente de e-mail. Alimentado com inteligência artificial, você recebe sugestões enquanto escreve e-mails. Você também pode ativar a personalização para obter mais precisão, o que melhora com o tempo.
Outra coisa excelente sobre o Gmail é a filtragem de spam. Com aprendizado de máquina , o Gmail mantém mais de 99,9% do spam afastado. Embora este seja um excelente recurso para segurança pessoal, é igualmente ou mais importante para comunicações comerciais.
No entanto, como entidade comercial, @yourbrandname.com é o melhor endereço de e-mail que você pode obter e usar @gmail.com é visto como genérico.
Abordando essa preocupação, você pode usar um domínio personalizado e fazer com que o Gmail fale sobre sua empresa. O Google Workspace também permite uma transição fácil de provedores de e-mail legados, como o Microsoft Outlook.
Gmail no espaço de trabalho também tem o que você pode precisar para um marketing por e-mail bem-sucedido. Você pode se beneficiar dos layouts pré-projetados, adicionar seu sabor personalizado e usar o envio múltiplo para espalhar a mensagem para um grande público de uma só vez.
Bate-papo e espaços do Google
É aqui que você conversa com seus colegas, compartilha documentos, agenda reuniões e pode fazer as coisas sem usar nenhum aplicativo de mensagens de negócios de terceiros, como o Slack.
Este é dividido em dois: Bate-papo e Espaços.
você pode assumir Bate-papo do Google semelhante a qualquer aplicativo de mensagens como folga ou WhatsApp. Isso suporta falar com qualquer pessoa interna ou externa com apenas uma conta do Google.
Além disso, o Chat também apresenta conversas em grupo.
Os espaços, por outro lado, são mais adequados para projetos. Por exemplo, as seções de bate-papo e compartilhamento do Spaces são semelhantes aos canais do Slack, onde você pode adicionar pessoas, compartilhar arquivos etc.
Além disso, você pode atribuir tarefas aos membros de sua equipe e acompanhar seu progresso.
Existem dois tipos de espaços no Google Workspace. A primeira é restrita onde apenas os membros adicionados podem participar. O outro é destinado a toda a organização, onde qualquer pessoa pode ingressar em um determinado Space com um link.
Aqui, o separador entre as versões gratuitas e o L Workspace é o suporte para integrações de aplicativos. Centenas de aplicativos (como Twitter, asana Zapier, etc.) estão disponíveis para controle sem nunca sair.
Curiosamente, o Google implantou seu processamento de linguagem natural para criar resumos em chats e espaços. Isso criará uma versão curta de toda a conversa na parte superior para acompanhar tudo de uma só vez.
Google Meet
Google Meet é a substituição nativa do espaço de trabalho para qualquer terceiro vídeo conferência aplicativo como Ampliação .
O Google anunciou a adição de transcrição e resumo automáticos de reuniões em atualizações futuras. Isso garante encontros mais produtivos e mantém todas as conversas relevantes em estágios posteriores.
Fonte: GoogleAlém disso, a entrega de vídeo se beneficiará da próxima Restauração de retrato que ajudará a atenuar condições como ambientes com pouca iluminação, webcams inferiores ou redes instáveis.
Da mesma forma, recursos como Luz de retrato dar a você aparência de qualidade de estúdio nos encontros online.
Embora isso fosse principalmente sobre o vídeo, coisas como a desreverberação filtrarão o eco, proporcionando uma experiência de audição ideal para todos, independentemente da acústica do espaço.
Embora o Meet possa hospedar muitos participantes, às vezes não é suficiente para uma organização gigantesca. Nesses casos, o Meet incluiu recursos de transmissão ao vivo para até 10.000 participantes. Além disso, nas próximas atualizações, todos que acessarem a transmissão ao vivo poderão participar de perguntas e respostas ou enquetes, dando mais inclusão a todos.
Embora o Google Meet seja principalmente um software de videoconferência gratuito, alguns recursos premium são reservados para assinantes pagos.
As vantagens extras envolvem durações de reuniões mais longas (até 24 horas), mais participantes (até 500), levantar a mão, salas de descanso, enquetes, participar por telefone, etc.
Além disso, o cancelamento inteligente de ruído, rastreamento de atendimento e gravação de chamadas tornam o Workspace Meet um pacote diferenciado por conta própria.
Além disso, você pode criar uma página de reserva separada para ajudar seus clientes a encontrar um horário mais adequado para discussão. E isso é atualizado sempre que alguém reserva um horário, mencionando os slots gratuitos.
As reuniões realizadas pelo Google Meet são seguras de nível empresarial. Tudo é criptografado em trânsito, e compartilhar sua tela com os participantes é seguro, sem medo de bisbilhoteiros. Ainda assim, em atualizações posteriores, os próprios usuários gerenciarão as chaves de criptografia e poderão optar por reuniões criptografadas de ponta a ponta.
Documentos, Planilhas e Apresentações Google
Isso é o máximo que você e sua equipe usarão como organização.
Essas ferramentas permitem que até 100 pessoas visualizem, editem ou comentem simultaneamente em um único arquivo com base em seus níveis de permissão.
E levando a colaboração a um novo nível, essas ferramentas são integradas ao Meet. Portanto, as pessoas não apenas podem trabalhar no mesmo documento, mas também podem ver e conversar umas com as outras enquanto o fazem.
Isso reduz muitas idas e vindas e ajuda a fazer ajustes em tempo real para criar o melhor em um período mínimo de tempo.
Além disso, o modo picture-in-picture permite que você execute várias tarefas ao mesmo tempo em que fica de olho nos procedimentos e pule direto com um clique quando chegar a hora de agir.
Embora a maior parte da funcionalidade esteja presente para os usuários gratuitos, o Google Workspace tem alguma vantagem.
Primeiro, o espaço de armazenamento é dobrado mesmo no nível básico, que se torna ilimitado para assinaturas mais altas e equipes maiores (mais de cinco). Para um tamanho de equipe menor que cinco, o armazenamento atribuído a cada usuário pode chegar a 1 TB, significativamente mais do que o que vem (15 GB) na versão gratuita.
Além disso, pode-se compartilhar um documento com uma organização inteira com um único clique e torná-lo pesquisável.
Outro recurso exclusivo do Google Workspace Docs é o resumo automático. Embora seja sempre possível fazer isso manualmente, o automação torna mais fácil com a edição opcional, se necessário.
Na frente de segurança, o Google planeja cobrir Documentos, Apresentações e Planilhas com a mesma proteção contra malware e phishing implantada no Gmail.
Isso garantirá que você receba alertas de qualquer link ou tentativa que possa comprometer sua segurança pessoal ou da empresa.
calendário do Google
O calendário parece ser o menos usado do lote. No entanto, permite um agendamento perfeito, garantindo que você não se sobreponha ao horário ocupado de ninguém.
O melhor caso de uso para calendário do Google está mesclando o calendário de todos para ver a disponibilidade esperada. Além disso, você pode criar e compartilhar calendários indicando eventos específicos que os destinatários podem mesclar com os seus.
Além disso, todas as reuniões configuradas no Calendário são sincronizadas em todos os lugares, evitando possíveis conflitos.
Google Jamboard
Google Jamboards são os quadros brancos digitais que ajudam você a gerar ideias que impulsionam inovações. Funcionam como um espaço partilhado onde se pode desenhar, apagar, adicionar imagens, etc.
O criador de um Jamboard pode permitir que outros sejam visualizadores (com ou sem data de validade) ou editores.
O conteúdo do Jamboard também pode ser enviado para um quadro digital físico que você pode comprar separadamente do Google.
No entanto, tudo no Jamboard que discutimos até agora está disponível para todos os usuários com uma conta do Google. O diferencial novamente, a favor dos usuários do Workspace, é o compartilhamento com um clique para sua instituição.
Google Cloud Search
Google Cloud Search é um recurso exclusivo disponível para usuários do Google Workspace. Essa ferramenta traz o poder da pesquisa do Google para o seu negócio.
Simplificando, é aqui que você pode pesquisar instantaneamente em todo o repositório de documentos comerciais (como documentos, slides, planilhas etc.).
E a melhor parte é a descoberta de documentos com acesso controlado. Isso significa que seus funcionários verão apenas os documentos aos quais eles têm acesso na pesquisa na nuvem.
Além do uso autônomo, a pesquisa na nuvem é totalmente integrada aos aplicativos do Google Workspace, como Gmail, Docs, Drive etc.
Outros
Como esta seção é voltada para a colaboração no local de trabalho, agrupamos o restante dos aplicativos do Workspace nesta seção.
Cofre do Google
Cofre do Google ajuda a preservar os dados específicos do usuário para todos os aplicativos do Workspace, para que você não perca o acesso a nada se o usuário deixar sua organização.
Você pode usar o Vault para armazenar mensagens do Gmail, arquivos do Drive, mensagens de bate-papo (com o histórico ativado), gravações do Google Meet e arquivos relacionados, sites, dados do Workspace Google Voice, etc.
No entanto, o Vault retém apenas os dados que você solicitar. Além disso, os dados relacionados a qualquer usuário excluído não estarão disponíveis no Vault. Nesse caso, o Google prescreve a suspensão de usuários em vez de excluí-los.
O Vault também oferece acesso a dados baseado em função.
Conclusivamente, o Vault registra cada atividade de todos os seus funcionários em um único local que você pode exportar para fins legais ou outros.
Sites do Google
Embora o WordPress seja conhecido como a maneira mais fácil de criar sites, Sites do Google é a melhor opção para que isso aconteça ainda mais rápido.
E embora você possa utilizar isso para um site de negócios essencial, ele brilha quando você deseja exibir um projeto específico ou criar um site de evento.
Tudo isso é arrastar e soltar sem nenhum toque de codificação.
Os sites também oferecem suporte ao uso de um domínio personalizado para dar ao site sua própria identidade. Como alternativa, pode-se publicá-lo gratuitamente com um endereço da Web genérico fornecido pelo Google.
Você também pode colaborar em qualquer projeto da web criado usando esta ferramenta. Por fim, todos os sites projetados por meio do Sites são responsivos em todos os dispositivos e resoluções.
Ponto final
O Endpoint ajuda você a gerenciar os dispositivos dos funcionários caso sejam roubados para preservar os dados confidenciais da empresa.
Com isso, você pode impor senhas fortes e optar por apagar dispositivos ou contas em casos graves. Um endpoint é uma ferramenta de plataforma cruzada que protege suas informações de negócios em Windows, MacLinux, Android, iOS e ChromeOS.
Além disso, você pode usar isso para disponibilizar aplicativos de negócios específicos por meio do Google Play ou Apple da App Store.
Script de aplicativo
O App Script é do Google plataforma de aplicativos de baixo código que você pode usar para estender a funcionalidade do Workspace com HTML, CSS e JavaScript.
O objetivo é simples: automatizar as tarefas de rotina mais simples para ajudá-lo a se concentrar no que é importante.
Isso é pré-carregado com APIs do Workspace e tem integração nativa com mais de 100 serviços do Google.
Google Work Insights
Essa é uma forma de avaliar a adoção do Google Workspace na sua empresa.
Você pode ver o uso de aplicativos individuais do Google e compará-los com aplicativos herdados. O Insights também pode ser configurado para mostrar os dados em nível de equipe ou grupo ou para toda a organização.
No entanto, isso não se limita à adoção. Em vez disso, você também pode verificar os números de colaboração para aplicativos do Workspace. Isso fornece dados relacionados ao compartilhamento de documentos, coedição, reuniões etc., indicando o impacto em tempo real que essas ferramentas têm na cultura de trabalho.
Ainda assim, os dados não prejudicarão a privacidade essencial de seus funcionários, pois são coletados como um agregado para uma equipe de dez ou mais pessoas. Embora, os administradores possam aumentar esse limite para organizações maiores.
Por fim, os administradores podem exportar os relatórios para análise posterior e decisões gerenciais.
Conclusão
Essas são algumas maneiras pelas quais o Google Workspace pode ajudar você a colaborar e trabalhar com eficiência.
Mas isso não é tudo. Você também tem acesso ao Google Workspace Marketplace para aumentar ainda mais os resultados.
PS: Você também pode ajustar o Google Workspace a um nível diferente com essas ferramentas. Além disso, verifique isso Google Workspace individual guia para ver como isso pode transformar seu negócio como um solopreneur.
